Hojas de cálculo Google: Sincronizar e importar datos entre diferentes hojas o libros


A veces nos surge la necesidad que teniendo diferentes libros Excel, queremos compartir la misma información (o parte de ella) entre libros.

Por ejemplo, imaginemos que tengo un libro para la gestión de mi equipo donde tengo un calendario de vacaciones de todos ellos y, que además, contiene datos que uso para calcular datos que no deseo mostrar, como puede ser la capacidad del equipo por semanas. Por otro lado, tenemos otro libro diferente que comparto con mi equipo donde quiero que ellos consulten sus vacaciones, pero no quiero que vean el resto de información. La pregunta es obvia: ¿cómo lo hago para no tener que mantener la información por duplicado?

En las hojas de cálculo (Google spreadsheet) de Google Drive hay una función muy útil llamada IMPORTRANGE que nos permite importar y sincronizar datos entre diferentes libros (u hojas).

Esta función tiene la siguiente sintaxis y trabaja de la siguiente forma:

¿Qué es la clave de la hoja de cálculo (spreadsheet key range)? y ¿cómo obtengo la clave de la hoja de cálculo?

Esta clave es un identificador de cada libro que la puedes encontrar en la misma URL, ya que esta tendrá un formato como el siguiente:

Simplemente copia la parte que aquí hemos marcado como [Key-del-archivo] y que estará compuesta por una cadena de caracteres y dígitos.

El segundo parámetro, la cadena_intervalo, es el rango de celdas que queremos importar y de qué hoja.

Por tanto, si queremos importar el rango de celdas de las 10 primeras filas desde la columna A a la C de la hoja llamada “hoja1”, aquí tenemos un ejemplo de un caso de uso de la función:

Cuando usemos la función por primera vez entre dos libros nos dará un error. Esto es porque los libros no tienen permisos para compartir información. Para ello, hacemos click sobre el error de la función y aparecerá un cuadro de diálogo preguntando si damos permiso para que se conecten. Hacemos click en Aceptar y listo.

compartir-hojas

NOTA: Hay que tener en cuenta que la función puede fallar al importar los datos si las dimensiones de la hoja destino es más pequeña que el rango que queremos importar.

Una vez compartida la información, puede que tu duda sea que además de esto quieres que tengan el mismo formato, por tanto ¿cómo hacer para que ambas hojas tengan el mismo formato si tengo formatos condicionales? En este artículo te lo explicamos.

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